Bei einer Mahnung oder Kündigung muss der Verein
nachweisen können, dass der Empfänger das Schreiben erhalten hat — da ist es
mit dem Einwurf in den nächsten Briefkasten nicht getan!
Bei einer Mahnung oder Kündigung muss der Verein
grundsätzlich nachweisen können, dass der Empfänger das Schreiben erhalten hat.
Die persönliche Übergabe unter Zeugen mit Empfangsbestätigung auf einer Kopie
und das Einwurfeinschreiben sind hier am sichersten.
Ob Mahnung oder Kündigung - grundsätzlich steht der Vorstand vor
dem Problem, dass ein solches Schreiben empfangsbedürftig ist, das heißt, dass
es dem Empfänger nachweisbar zugegangen sein muss. Am einfachsten ist
die persönliche Übergabe unter Zeugen mit Empfangsbestätigung auf einer
Kopie. Auch eine persönliche Übergabe durch einen Beauftragten ist
möglich, wobei dieser bei einem Rechtsstreit nicht Partei, das heißt kein
Vorstandsmitglied im Sinne des § 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), sein darf.
Auch hier ist ein Zeuge sinnvoll.
Ein Einwurf in den Hausbriefkasten ist ebenfalls möglich.
Damit ist das Schreiben in den Machtbereich des Empfängers gelangt, und er
hätte es lesen können. Problem ist der Nachweis, dass dieses Schreiben auch
eingeworfen wurde. Wenn der Einwurfzeuge auf dem Brief, auf dem Umschlag und
auf dem verbleibenden Duplikat das mit Namen, Datum und Uhrzeit bestätigt, ist
die Zustellung nachweisbar.
Lange Zeit üblich war die Zustellung per Einschreiben durch
die Post. Das ist wenig hilfreich, weil nur ein Nachweis (Beleg) über
irgendeine Einlieferung bei der Post, nicht aber über
den zugestellten Inhalt erfolgen kann.
Ein Einschreiben mit Rückschein ist schon sicherer, aber
man braucht einen Zeugen, der den Inhalt des Schreibens und dessen Einlieferung
bei der Post bescheinigen kann. Wird das Rückschein-Einschreiben nicht
angenommen und kommt mit dem Vermerk „Annahme verweigert zurück, wird es als
zugestellt betrachtet, denn der Empfänger hätte Möglichkeit gehabt, das
Schreiben entgegenzunehmen. Problematisch ist, wenn das Rückschein-Einschreiben
infolge Abwesenheit nicht zugestellt werden konnte und es trotz
Benachrichtigung (gelber Zettel) nicht in halb der Lagerfrist abgeholt wurde.
Dann hat es den Empfänger nicht erreicht. Mahn- und Kündigungsschreiben sollten
deshalb frühzeitig ausgefertigt werden, um die Zustellung notfalls wiederholen
zu können und nicht in Terminverzug zu gelangen.
Am sichersten ist das Einwurfeinschreiben. Hier führt die
Post einen elektronisch gespeicherten Nachweis darüber, wer wann das Schreiben
in den Hausbriefkasten eingelegt hat. Das Einwurfeinschreiben gilt immer als
zugestellt, auch wenn der Empfänger untätig bleibt. Ein Schreiben kann man nur
zustellen, wenn man die aktuelle Anschrift kennt. Kommt der Gartenfreund dieser
Pflicht aus dem Unterpachtvertrag nicht nach, hat er die Folgen zu tragen.
Im Bedarfsfall sollte man auch deshalb die teurere, aber sicherere
Möglichkeit der Zustellung wählen. Muss
man sich eines Zeugen bedienen, darf er keinesfalls Vorstandsmitglied im Sinne
des §26 BGB (Näheres siehe oben) sein.